Universitas Dian Nuswantoro (Udinus) mengimbau mahasiswa untuk segera menata ulang file di Google Drive dengan domain @mhs.dinus.ac.id. Hal ini menyusul kebijakan Google yang membatasi kapasitas penyimpanan Google Workspace for Education menjadi 100 TB untuk seluruh institusi pengguna layanan tersebut .
Google resmi mengubah kebijakan penyimpanan untuk layanan Google Workspace for Education. Perubahan ini berdampak langsung pada seluruh institusi pendidikan, termasuk Universitas Dian Nuswantoro (Udinus). Kapasitas penyimpanan yang sebelumnya tidak terbatas (unlimited) kini dibatasi menjadi 100 terabyte (TB) secara kolektif. Hal itu sesuai yang terterang di Artikel Ringkasan penyimpanan Google Workspace for Education.
Artinya, kebijakan tersebut berdampak kepada seluruh pengguna dalam institusi, yakni dosen, mahasiswa, dan alumni karena memiliki akses ruang penyimpanan yang sama. File di Google Drive tersebut diantaranya Gmail, Google Photos, dan dokumen di Google Docs, Sheets, Slides, dan juga Forms. Bahkan sudah sejak Februari 2022, pengurangan kapasitas ini telah diterapkan secara bertahap, dan kini seluruh akun dengan domain @mhs.dinus.ac.id tidak lagi memiliki fitur penyimpanan tanpa batas.
Biro Teknologi Informasi dan Komunikasi (BTIK) Udinus, sebagai pengelola layanan email institusi, mengimbau kepada mahasiswa agar lebih bijak dalam memanfaatkan kapasitas yang ada. Hanya file penting yang berkaitan dengan perkuliahan, seperti tugas, presentasi, jurnal, dan makalah, yang disarankan untuk disimpan. File pribadi seperti koleksi film atau foto sebaiknya dialihkan ke perangkat pribadi atau media penyimpanan lain, guna menghindari pemborosan ruang.
Sementara itu, alumni yang masih memiliki file pada akun @mhs.dinus.ac.id disarankan untuk segera mencadangkan seluruh data ke layanan penyimpanan lain seperti Google Drive pribadi, OneDrive, atau penyimpanan eksternal. Karena, akun alumni tidak lagi dapat diakses dan data berisiko hilang secara permanen mulai 25 April 2025.
Sebagai solusi, mahasiswa dapat mempertimbangkan untuk menggunakan layanan penyimpanan lain seperti OneDrive. Mahasiswa juga bisa memanfaatkan penawaran dengan berlangganan Google One jika ingin menambah kapasitas penyimpanan secara mandiri. Mahasiswa dan alumni diharapkan menyikapi perubahan ini dengan proaktif dan segera melakukan penyesuaian terhadap pengelolaan file digital masing-masing. (Humas Udinus/Penulis: Haris, Editor: Nining. Foto: Humas Udinus)
